對于傳統的檔案管理來說，其一直為封閉式手工操作，給工作人員帶來非常大的壓力，同時在查詢時也非常不便，耗費大量的人力和物力，工作效率極其低[1]。隨著科技的不斷發展和計算機的不斷普及，逐漸實現了檔案的電子化[2]。為了減輕工作人員的壓力，縮短查詢時間和方便管理檔案等，我疾控中心對檔案實行Excel來進行建檔，同時將檔案的類別和名稱以及內容建立好超級鏈接，取得非常好的效果。現將有關情況做以下詳細報告。
　　1 材料和方法
　　1.1 材料設備 P4CPU和1.2GHz以及2G內存，500G硬盤，操作系統為WindowsXP。應用軟件為：Office 2007；掃描儀和刻錄機。
　　1.2 方法 將我疾控中心2012年1本文由論文聯盟收集整理月～2012年12月的工作紙質檔案和電子文檔，根據檔案的分類要求，將紙質檔案按“件”進行裝訂。
　　1.2.1 主文檔建立 主文檔的設立檔案的類別，商標注冊，主要分為一級類和二級類；同時設立檔案架編號等。將當年的檔案進行整理之后輸入到Excel文檔中。建立之后的主文檔，詳細見表1。
　　表1 檔案管理數據庫（主文檔）
　　1.2.2 子文檔的建立 對于建立的每一個子文檔檔案二級類別，都分別給予命名[3]。在Excel子文檔中，要設立檔案名稱、文檔編號、年份、保管年限、保密級別、檔案架編號等內容。同時將所有的檔案信息輸入到相應的子文檔中，文檔的保管期限根據當地疾病預防控制檔案管理辦法來進行固定，主要表示方法為：Y-永久，C-長期，D-短期。建成之后的Excel子文檔如下表2。
　　表2 子文檔
　　1.2.3 軟件設置 對已經分類好的文檔設置為只讀，根據文檔的類別將其放入文件夾[4]。對于沒有電子文檔的檔案，比如圖紙等，可以利用掃描儀進行掃描存檔。然而對于一些次要的短期文檔，只需要保存紙質文檔即可。把主文檔檔案類別和相應的子文檔建立起超級鏈接，同時把子文檔中的檔案名稱和文件夾相對應的檔案建立起超級鏈接。對于一些重要的文檔要設置密碼。
　　1.2.4 檔案的保存 按照Excel的文檔編號將裝訂好的紙質檔案進行整理并裝好。同時放置在相應的貨架，定期地對電子文檔進行備份處理。
　　2 結 果
　　2.1 方便檔案查詢 在Excel的編輯菜單中，通過查找功能就能夠對相應的檔案進行快速查詢，能夠快速地找到自己需要的文檔。
　　2.2 顯示檔案內容 在找到相應的檔案名稱之后，通過點擊超級鏈接就可以查看檔案的名稱，避免查找紙質檔案。
　　3 討 論
　　在基層疾控中心用軟件進行檔案管理，通過編輯欄中的查找和替換功能，能夠快速地將檔案的名稱和檔案內容找出，同時通過超級鏈接可以將檔案的內容信息進行閱讀。有效地提高了工作人員的效率，避免造成工作時間的浪費，減少工作人員工作量。
　　將整個單位實行局域網，通過建立共享，全疾控中心就能夠實現資源共享，同時對相應重要的資料設置只讀和查閱以及修改權限，同時既方便了工作人員又使得文檔得到保密。對子文檔可以使用Word、Excel、Access、PowerPoint等軟件建立的文檔，還可以是文字或者表格以及數據庫、幻燈片等。
　　目前，在基層疾控中心采用Excel對檔案進行電子化管理，有利于查詢和管理檔案，并且操作非常方便，值得在基層醫院中進行推廣和使用。

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