計算機技術的普遍應用，電子文件的大量涌現，都給檔案事業的迅速發展提供了契機與挑戰，做好檔案的現代化管理是新時期檔案事業發展的必然趨勢。檔案是國家機關、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，是記錄歷史真實狀況的重要資料，是文字、圖表、聲像以及電子文檔等不同形式的記錄。檔案學是一門社會科學，社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據，檔案的記錄功能對社會的發展具有不可或缺的積極作用。
　　與檔案管理現代化相對應的是傳統手工管理模式，兩者的不同在于：一是管理對象及其特點不同，傳統檔案管理的主體是紙質檔案，其信息與載體不可分割；而檔案管理現代化條件下，其對象更多的是數據化形式的檔案，具有可共享、動態、易控、可變、依賴等新型載體的特征；二是管理模式的不同：傳統的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目 、排架、統計和提供利用等諸環節，現代化的檔案管理以智能化的計算機管理為主，工作環節以監控信息為核心。
　　檔案的現代化管理在傳統管理的基礎上建立起來，它以系統論為基礎，以數學方法為工具，借助計算機、數字通信等技術，組成最佳的結構體系，并充分發揮檔案管理人員的積極性和創造性，以取得被管理對象在確定目標下，使整體動態取得最佳效果。
　　檔案現代化管理的最終目標，是最大限度地保護檔案質量，延長檔案的壽命；最大限度地開發檔案信息資源為社會各界提供高水平的咨詢服務。要完成檔案現代化管理的最終目標，必須做好三件事：一是在保證電子檔案質量的基礎上延長檔案壽命；二是利用計算機技術提高檔案管理效率和水平，開發檔案信息資源，為社會各界提供高水平的咨詢服務；三是對檔案數據文件的采集、整理，形成電子檔案，豐富資源。這三件事不是各自孤立的，而是相互依賴、相互制約。延長檔案的壽命是基礎，如果沒有檔案壽命的延長，就談不上檔案信息的開發；不能為社會提供相應的咨詢服務，延長檔案壽命就失去它應有的意義，即提供高水平的咨詢服務要靠高質量的檔案資源為基礎，延長檔案壽命的意義要靠提供高質量的咨詢服務來體現。如果沒有源源不斷的檔案數據采集，在電子時代，檔案就失去了繼續豐富檔案資源的源泉，其后果不堪設想。三件事都要靠人去做，特別是第二、三件事，科技含量很高，所以管理人員科技素質的提高，顯得尤為重要。
　　檔案資料的數據采集是檔案信息資源得以充分開發和有效利用的基礎。檔案資料數據的采集是實現檔案資料信息集中和共享的基礎工作，沒有檔案數據的采集，筆耕文化傳播，檔案管理的現代化建設就成了無米之炊；沒有準確及時、先進可靠的數據采集整理工作，檔案管理的現代化建設也得不到必要的保證。
　　總的來說，檔案現代化管理的主要特征是：系統化，就是整體的各個組成部分為達到一個總目標，按照統一計劃而行動；定量化，就是把復雜系統中的變量及相互關系，用數學形式表示出來，建立數學模型，進行定量分析，預測未來或調整方向；信息化，就是廣泛地使用計算機，對大量有用信息進行收集、分析，利用反饋信息進行預測和決策；智力化，就是現代化管理十分強調人的作用，注意開發管理人員的智力，充分調動人的主動性、積極性和創造性。要求組織機構具有應變能力，充滿活力和高效率，以適應錯綜復雜的變化情況或環境。

 

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