隨著我國衛生防疫事業的蓬勃發展，各級衛生防疫檔案工作也逐步走上了規范化、科學化管理的軌道，特別是自檔案目標管理活動開展以來，更是將檔案工作推向一個新的高度。衛生部“等級站評審標準”，將檔案管理晉級達標做為等級站評審申報的先決條件之一，明確地列入其中，這就極大地促進了防疫檔案工作的發展。
　　一、疾控檔案管理基礎工作存在的主要問題
　　目前，我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜、案卷數量繁多、時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規格本文由論文聯盟收集整理不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中表現在：
　　1、檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。
　　2、案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍
　　3、大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用
　　4、許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現
　　5、組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的
　　6、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷�？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。
　　從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
　　二、開展衛生防疫特色檔案編研的關鍵環節
　　隨著檔案工作的升級發展，研究如何提高檔案編研工作，深入開發檔案信息資源已成為各衛生防疫站檔案工作中一項十分重要的任務。我站在開展編研工作時，在突出衛生防疫專業特色上做文章，使編研材料有很強的專業性、實用性，受到業務人員的歡迎和好評。在工作中我們體會到，要開發有衛生防疫特色的檔案編研材料，要抓住以下幾個環節：
　　1、以業務檔案為編研工作的主要對象
　　衛生防疫站在以開展衛生防病為中心的各項工作中，形成了大量的文書、業務技術、科研、基建、設備、會計、教學、聲像、實物等檔案材料。但由于衛生防疫是一項專業性很強的工作，故而反映與記錄此項工作的主要載體棗業務檔案也就具有了極強的專業性。此外，衛生防疫在業務上又具有連續性的特點，對疫情流行規律的認識以及在開展公共衛生的監督監測的過程中，都必須以業務檔案為依據。因此，在開展檔案編研工作時，應首先從業務檔案入手，編研材料才可能有專業特色，才能更有效地為站開展衛生防病、監督監測工作服務。
　　2、選題要圍繞業務上的主要任務
　　檔案編研材料要有特色，要把好選題關。選題應圍繞和反映單位的中心工作和主要業務活動。脫離業務工作的選題，就談不上編研材料的專業性。為此，檔案人員要了解和掌握單位的中心工作，了解和掌握各項業務工作內容。此外，還可通過在借閱中開展專題利用登記、發放利用意見表和分析利用效果登記等形式，充分全面地了解和認識業務人員的利用需求。這是確保編研選題具有專業性并能符合業務需求的重要環節。
　　3、積極開發深層次的檔案編研材料
　　檔案部門在分析利用需求的基礎上，針對室藏檔案的內容和特點，可以開展多種層次的編研加工。如各衛生防疫站的檔案中均有歷年來國務院、衛生部及北京市政府頒發的關于傳染病管理及五大衛生的法規、條例、程序及業務技術規范，而衛生防疫站做為衛生行政機關委托的執法機構，在履行其職權時必須依據有關的法規條例進行。檔案部門如能編制有關的業務依據性文件匯編，就會十分有效地滿足業務工作的需要。
　　4、檔案人員應具備專業知識。檔案人員要努力開發檔案信息資源，做到編研材料有特色，為衛生防病業務服務，這是衛生防疫站檔案工作不斷發展和進取的需要。同時，這項工作也對檔案人員的自身素質提出了較高的要求。做為衛生防疫站檔案人員，做好編研工作，應具備的專業知識應有兩層含義，一是檔案編研專業知識，一是衛生防病專業知識。為進一步開展有專業特色的編研工作，深入開發衛生防疫檔案信息資源，檔案人員應注意培養和提高自身的業務素質。
　　三、實行標準化、規范化的工作程序和方法
　　從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
　　1全面普查案卷，去糟取精
　　這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
　　2重新組合案卷實現案卷規范化
　　將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
　　3結合本館實際規范著錄工作
　　著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作�！稒n案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的

　　5規范題名保證檢索查準率
　　檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
　　四、加快數據準備推進檔案管理全面發展
　　在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
　　1分清輕重緩急，循序漸進
　　檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
　　2分級次著錄，網站源碼下載，省時省力
　　在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
　　3分門別類，充分利用檔案原基礎
　　對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
　　4用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
　　“主題詞”雖然有規范統一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認為可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯關鍵詞進行標識待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如擬寫關于廠房基礎建設一事的關鍵詞有人寫“基本建設”有人寫“基建”有人寫“廠房建設”在進行計算機后控時統一規范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題分屬關系 。
　　近年來我們在推進檔案管理現代化的進程中通過實行標準化、規范化的工作提高了檔案管理基礎工作水平并已初步建成了計算機檢索體系為實行計算機管理打下了扎實的基礎。

本文編號：988