高職院校干部人事檔案管理是高職院校干部人事工作的重要內(nèi)容，是一項(xiàng)長期的基礎(chǔ)性工作。近年來，隨著高職院校干部人事制度改革的不斷深化，各級組織人事部門對加強(qiáng)高職院校干部人事檔案管理提出了新的更高的要求。高職院校組織人事部門應(yīng)充分認(rèn)識加強(qiáng)干部人事檔案管理在深化干部人事制度改革中的重要作用，開拓創(chuàng)新，與時俱進(jìn)，努力構(gòu)建高職院校干部人事檔案管理長效機(jī)制，進(jìn)一步提高干部人事檔案管理和服務(wù)水平。
　　一、強(qiáng)化檔案意識，為建立檔案管理長效機(jī)制提供思想保證
　　干部人事檔案記載了干部的歷史情況和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，為組織人事部門選拔任用干部提供了真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)，是評價和使用干部的基本憑證和重要依據(jù)。組織人事部門歷來十分重視干部人事檔案管理工作，2009年10月，省委組織部下發(fā)了《開展領(lǐng)導(dǎo)干部檔案審核工作的通知》，明確了干部人事檔案審核工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和工作任務(wù)，對提高干部人事檔案質(zhì)量、確保干部人事檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整提出了新的要求。2013年8月，省委組織部又下發(fā)了《關(guān)于做好干部人事檔案改版升級的通知》，對加強(qiáng)全省干部人事檔案管理和內(nèi)容建設(shè)提出了更高的要求。高職院校組織人事部門必須不斷提高檔案意識，深化對做好干部人事檔案管理工作重要意義的認(rèn)識，進(jìn)一步加強(qiáng)對干部人事檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，把干部人事檔案管理工作列入重要議事日程，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹高職院校干部人事檔案管理工作規(guī)范，熟悉掌握干部人事檔案管理的基本方法和標(biāo)準(zhǔn)。同時，要加大宣傳教育力度，提高全校教職員工對干部人事檔案管理重要性和必要性的認(rèn)識，積極參與和支持干部人事檔案管理工作。
　　二、完善規(guī)章制度，為建立檔案管理長效機(jī)制提供制度保證
　　制度是搞好工作的保障，構(gòu)建檔案管理長本文由論文聯(lián)盟收集整理效機(jī)制也要有制度作保障。近年來，一些地方出現(xiàn)了少數(shù)干部人事檔案造假、涂改的現(xiàn)象，給干部人事檔案管理工作帶來了一些負(fù)面影響。為了防止類似現(xiàn)象發(fā)生，高職院校組織人事部門應(yīng)高度重視，認(rèn)真研究，逐步完善相關(guān)的配套干部人事檔案管理制度，積極開展干部人事檔案審核工作，確保干部人事檔案材料真實(shí)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。
　　1.建立完善干部人事檔案材料收集歸檔制度。在檔案材料收集歸檔過程中，要把握重點(diǎn)、兼顧全面，使檔案材料全面反映干部個人的真實(shí)情況，為選拔干部提供依據(jù)。要對干部人事檔案逐卷進(jìn)行清查、核對、鑒別，凡缺材料的干部人事檔案，填寫《人事檔案所缺材料登記表》，落實(shí)責(zé)任人，進(jìn)行清收、催交、索要。
　　2.建立完善干部人事檔案材料審核把關(guān)制度。在干部人事檔案日常管理工作中，要嚴(yán)格按照相關(guān)文件要求，對轉(zhuǎn)入的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，把好材料入口關(guān)，清理出來的檔案材料應(yīng)當(dāng)退回給本人的，立即退還；應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)入其它檔案的，立即轉(zhuǎn)入；應(yīng)當(dāng)銷毀的按照干部人事檔案銷毀制度進(jìn)行銷毀；手續(xù)不齊全的，補(bǔ)齊手續(xù)。對有缺漏、錯裝混裝、涂改、填寫不全、不規(guī)范或手續(xù)不完備、信息不準(zhǔn)確的干部檔案材料逐一分類登記，要求相關(guān)部門補(bǔ)辦或重辦，待重新審核合格后再整理歸檔，防止不符合要求的檔案材料入檔入庫。
　　3.建立完善干部人事檔案材料整理制度。在干部人事檔案整理過程中，要改變過去“重整理，輕利用”甚至“過整理”的整理方法，減少不必要的繁瑣的手工勞動，將工作重心轉(zhuǎn)移到檔案材料的鑒別、分類和審核上來，重點(diǎn)做到“三清”，即清理檔案卷數(shù)、清齊檔案所缺材料、清準(zhǔn)“三齡兩歷一身份”等基本信息，確保整理入庫的檔案材料鑒別準(zhǔn)確、手續(xù)完備、信息無誤、目錄明晰。
　　4.建立完善干部人事檔案查借閱制度。在干部人事檔案提供利用過程中一方面要增強(qiáng)服務(wù)意識，不斷研究新方法，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案高效管理和快速查詢，做好干部人事檔案的查借閱服務(wù)；另一方面更要嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案查借閱制度，沒有辦理干部人事檔案查借閱審批手續(xù)的一律不得提供查借閱，任何人不得查借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
　　三、加強(qiáng)培訓(xùn)研討，為建立檔案管理長效機(jī)制提供人才保證
　　1.強(qiáng)化培訓(xùn)機(jī)制，提高干部人事檔案管理工作隊伍的專業(yè)水平。高職院校組織人事部門應(yīng)積極創(chuàng)造條件對干部人事檔案管理人員開展相關(guān)專業(yè)知識和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高高職院校干部人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和管理水平。可采取校外培訓(xùn)和校內(nèi)培訓(xùn)相結(jié)合的方式進(jìn)行培訓(xùn)，不定期的選派干部人事檔案管理人員到上級干部人事檔案管理部門跟班學(xué)習(xí)；校內(nèi)定期組織干部人事檔案管理人員學(xué)習(xí)干部人事檔案管理有關(guān)政策規(guī)定；落實(shí)干部人事檔案管理人員先配后調(diào)制度，新上崗干部人事檔案管理人員上崗前必須進(jìn)行崗前培訓(xùn)，獲得相應(yīng)專業(yè)培訓(xùn)合格證后才能上崗，打造一支專業(yè)化的干部人事檔案管理工作隊伍。
　　2.強(qiáng)化理論提升，提高干部人事檔案管理工作隊伍的科研能力。通過召開專題研究、理論研討會，組織申報干部人事檔案管理研究課題等方式，支持干部人事檔案管理人員從事干部人事檔案理論研究，鼓勵干部人事檔案管理人員在不同層次上實(shí)現(xiàn)提高和突破，為加強(qiáng)干部人事檔案管理工作提供理論支持。
　　3.強(qiáng)化激勵機(jī)制，提高干部人事檔案管理工作隊伍的整體素質(zhì)。高職院校干部人事檔案管理人員多由組織人事干部兼任，按照崗位設(shè)置的規(guī)定此崗位為管理崗位，待遇不高，又不能晉升專業(yè)技術(shù)職稱，很難吸引優(yōu)秀人才從事干部人事檔案管理工作。高職院校組織人事部門在嚴(yán)格要求和管理的同時，應(yīng)多關(guān)心干部人事檔案管理人員的實(shí)際困難，對于素質(zhì)好、成績突出的要及時使用提拔；對于主要從事檔案管理工作的人事干部應(yīng)提供職稱評定的機(jī)會，將那些思想素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的同志吸引到干部人事檔案管理隊伍中來。
　　四、加強(qiáng)信息建設(shè)，為建立檔案管理長效機(jī)制提供信息保證
　　1.制定干部人事檔案信息化建設(shè)工作方案。組織人事部門要認(rèn)真研究干部人事檔案信息化建設(shè)各個環(huán)節(jié)的任務(wù)，制定切實(shí)可行的干部人事檔案信息化建設(shè)工作方案，明確干部人事檔案信息化建設(shè)的方法、步驟，并對時限和標(biāo)準(zhǔn)做出具體要求，做到干部人事檔案信息化從收集、鑒別、歸檔、整理、保管、保密等環(huán)節(jié)有章可循，有制可依。
　　2.加強(qiáng)干部人事檔案信息化建設(shè)硬軟件建設(shè)。申請專款購買電腦、打印機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備，為實(shí)現(xiàn)干部人事檔案工作管理數(shù)字化提供硬件支持；抽調(diào)專業(yè)人員提供目錄錄入、檔案掃描、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)支持，為實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理信息化提供軟件服務(wù)。
　　3.實(shí)施干部人事檔案數(shù)字化管理。將分類整理的干部履歷材料、學(xué)歷材料、干部任免材料等紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行掃描等進(jìn)行數(shù)字化、信息化處理，形成與紙質(zhì)檔案材料內(nèi)容一一對應(yīng)數(shù)字化檔案；將干部人事檔案材料目錄、所缺材料清單、“三齡兩歷一身份”、職稱職務(wù)變化情況等各類基本信息錄入計算機(jī)，建立基本信息數(shù)字化檔案；利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息共享，逐步建立干部人事檔案局域信息網(wǎng)，不斷推進(jìn)干部人事管理工作的電子化、信息化、數(shù)字化。