人事檔案是組織人事部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是反映個人成長歷史的憑證和人力資源管理與開發的基礎。人事檔案管理就是人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用。人事檔案管理是人事工作的重要組成部分，是用人單位發現人才、培養人才和選拔人才的重要依據，重視和研究人事檔案的管理模式，對于人才培養的質量與效率有著十分重要的意義。近幾年來, 由于一些單位忽視人事檔案在人事管理工作中的重要作用, 使得這項工作出現了一些不容忽視的問題。
　　一、人事檔案管理存在的問題及原因
　　1.檔案意識日益淡化，“無用論”、“退化論”嚴重
　　近年來,我國外商獨資企業、中外合資企業、民營企業、私營企業等非公有制企業比例不斷加大,這些企業在錄用工作人員時對人員的檔案要求并不高,更看重的是學歷和能力。只憑“一張身份證”、“一本畢業證”和“一張簡歷”即可錄用,對員工以往的工作狀況、人事關系、誠信和犯罪記錄等“既往不咎”，檔案制度“無用論”普遍。
　　隨著人事制度改革的深化,工作崗位與人事檔案之間的依附關系逐漸減弱,檔案當事人認為檔案對求職謀生所起的作用已不具決定性,更多的作用轉變為提供相關的人事服務,如出國政審、婚育證明、職稱評定、辦理社會保險等,因而大多數人認為檔案的作用在弱化,是可以隨便丟棄的“身外之物”。加之大多數人現在都就職于外企、民企、私企等非國有企業,所在單位對檔案不夠重視使許多就業者對人事檔案作用產生誤解,檔案“無用論”在這些人員中流傳,認為它裝載的只是過去,而外企、私營企業提職和加薪看重的是現在,有沒有職稱、年底考核等無所謂,對員工的約定主要靠勞動合同,不是檔案,在這些企業謀職只需帶上畢業證及相關證書足矣，檔案作用“退化論”嚴重。
　　2.檔案管理權責不夠明確規范
　　從現有的檔案管理相關規定看,檔案管理存在嚴重的權責不清問題。《干部檔案工作條例》第六條規定“干部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。縣以上(含縣)機關、單位的干部檔案要按照干部管理權限集中統一管理;縣以下機關、單位的干部檔案實行由縣委組織部集中管理,或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理。不具備保管條件或檔案很少的單位,其干部檔案由上一級單位管理”。《企業職工檔案管理工作規定》第五條規定“職工檔案由所在企業的勞動(組織人事)職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業單位,檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案”。根據中組部和人事部1996年發118號文件《關于印本文由論文聯盟收集整理發〈流動人員人事檔案管理暫行規定〉的通知》,按照“集中管理,歸口統一”的原則,流動人員人事檔案的管理機構為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務機構,其他任何單位和個人不得擅自管理”。以上三個文件雖然規定明確,但對所謂“干部”、“企業職工”、“流動人員”并無明確的界定,造成人事檔案的多頭管理,檔案存放混亂,最終導致部分檔案的流失,也造成了嚴重的“棄檔”現象。
　　3.檔案管理的基礎設施和人員素質不適應檔案發展
　　檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要從業人員具有較高的政治素質和業務能力，但是由于人員編制不足，人事檔案管理者大多數是兼職，屬于非專業人員管理，并且人員變動較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作精力投入不足，因此嚴重影響了檔案管理水平。而且大多數的檔案管理人員沒有經過組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應人事檔案管理工作。
　　二、加強人事檔案管理工作的主要對策
　　1.強化檔案意識
　　盡管隨著市場經濟的發展和人員的流動,檔案有被弱化的趨勢,但弱化的只是檔案的形式,即“袋裝檔案”,而強化的應該是檔案的資源意識和信息意識,檔案并非身外之物,“人檔分離”并不意味著檔案無用。如應屆畢業生將要面對的轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具出國、考研等有關證明,都會用到檔案。據調查,檔案對于普通打工者來說可能用處不大,因為一般非公有制公司或企業注重的是一個人的能力,而不是他的歷史。但是對于大部分有較高學歷的人來說,檔案就很重要,因為這些人所要求的工作往往會涉及到一個單位的業務深層和管理高層,他們的舉措和業績會對該單位造成一定的影響。因此在招聘時,大部分企業或公司對于這類高職人員都要求出示檔案,以期更清楚、更全面地了解一個人的整體情況,以免造成日后的損失。人事檔案在人的一生中隨時都可能一顯它的“威力”,即使它成為“死檔”,有朝一日也會因為對它的需要而讓它“復活”。
　　2.規范檔案管理工作
　　檔案作為記錄個人經歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料,發揮著憑證、依據和參考的作用。按照有關規定,在各級組織、人事部門保存人事關系及檔案的人員,將保障其合法權益和應有的社會、政治待遇,如保留原有身份、工齡連續計算、轉正定級、職稱評定、出國(境)政審、黨團關系管理、代辦社會保險、出具以檔案為依據的各種證明等等。如果流動干部違反規定把人事檔案放到其他部門或機構,甚至于揣在自己身上,各級組織人事部門將不承認其原有身份,必然損害其自身利益,使其應享受的上述待遇得不到應有保障。目前一些單位和個人違反規定,滯留、接收、保管具有干部身份人員的人事檔案,造成原所有制身份不能保留、檔案工資不能調整、工齡無法計算、不能參加社會保險以及其他應受到保障的個人權益受到損害,甚至雙方發生人事爭議時也無法進行仲裁。可見,人事檔案的作用仍不可取代,如果沒有檔案,一些權益就無從得到保障。
　　3.改善檔案管理條件
　　按照人事檔案管理規定標準，配置專用的檔案室、閱檔室、微機室等基礎設施，定期對檔案室的防火、防潮、防蛀的設施和安全措施進行檢查。根據單位資金實力，合理配置計算機、掃描儀、攝像機等現代化辦公設備，引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實行人事檔案的計算機信息化管理，實現人事檔案資源的合理配置和利用，將檔案管理從傳統手工操作中解放出來，這樣既能減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，又能減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規范化、現代化，為領導決策提供及時，準確、詳盡的人員信息，真正做到人盡其才，才盡其用。
　　4.提高檔案管理人員素質
　　加強對管理人員政治素質和業務素質的教育培訓，提高管理人員的政策水平和專業技術能力，培養具有創造和協作能力的復合型人才。要不斷提高管理人員的綜合素質，系統地組織他們學習黨和政府制定的有關人事工作的政策、法規，以適應新時期對人事檔案管理的新要求；同時教育他們要堅持原則、嚴守紀律、保守秘密、甘于奉獻的工作作風。引入競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案從業人員選拔到檔案管理崗位上來。增強責任心，提高積極性，及時收集各種材料，細致鑒別、認真整理，對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回，確保材料齊全、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。
　　總之，隨著人事制度的深化改革，人事檔案管理工作將發揮著越來越重要的作用，認真研究人事檔案工作中存在的問題，并采取合理有效的措施，改進檔案管理工作，將為用人單位的改革發展起到積極的推動作用。