方志館的基本職責是搜集和保存方志類書籍文獻。因此，廣泛收集地方志文獻資料，不斷擴充資料庫存規模，是方志館的一項中心任務。資料庫的作用不僅在于全，還在于深入挖掘，使靜態的地方志書和史料成為查閱過去、研究現實的可利用資料。天津建城600多年，但歷史上地方志書還是缺失了一些。而且自天津市地方志館建館以來，由于搜集地方志書及文獻一直沒有資料購置費，只能坐等人家送書上門，或通過交換方式進行收集積累，館藏資料受到很多局限。

    天津市地方志館現存地方志的種類不夠多，館藏條件也比較差，這無疑限制了資料庫的作用發揮。為適應目前市場經濟條件下的工作特點，我們要堅決更新觀念，調整過去搜集文獻資料的做法，一方面要主動出擊開發利用好館藏成果，進一步加強對庫存方志書籍資料的管理，科學分類，追詢線索，努力挖掘；另一方面，要正視“無米之炊”的客觀現實，創造性的開展工作與時俱進，在現有基礎條件上找出路、想辦法，利用現代媒體多元化和互聯網技術快捷便利的特點，積極嘗試網上交換、征集書籍資料，不斷擴大地方志文獻資料來源。同時，倡導鼓勵個人或家族收藏捐贈，通過日積月累，不斷增加方志館的館藏庫存。

    改善和提高方志館的服務水平，對于發揮資料庫存作用關系極大。要努力為查閱者提供熱情周到的接待服務，使來訪者人人滿意，不留遺憾；要強化服務意識，有針對性的開展業務培訓，使工作人員在專業素養、學識水平乃至禮儀著裝、接人待物等各方面，都具備較高的素質能力，并經得起實際工作的考驗。要保管好館藏資料，想方設法實現其可利用價值，做到目錄明晰，檢索便捷，資料齊全，讓靜止的文字變成富有生命力的活資料。

    為延伸方志館的功能，還要充分利用本地區圖書館、檔案館、博物館等館藏資源，以附驥尾，為我所用，隨時收集掌握相關資源信息，探索與兄弟場館建立資源共享與業務合作機制的途徑。

    所謂溯源展示，即意味著凡涉及地方志史料考證和信息查詢，以及向上尋求歷史根源，征詢重大事件原始資料，都能在方志館清楚準確地找到依據。

    天津市地方志“十二五”發展規劃明確提出，到2020年，天津市地方志機構要成為天津市地情歷史溯源地。

    對此，方志館應制定明確目標和具體措施，千方百計搜集整理涉及地方志的原始資料和文獻書籍，特別是完整的舊志史料對于溯源展示尤為重要。存史是地方志歷代傳承并延續兩千多年的基本功能，雖然當下具備存史功能的已不僅僅是志書和史書，還有其他各種檔案資料、報刊及著作等，但志書記述范圍廣泛，史料保存浩瀚豐富，尤其述而不論、無所不包的編纂要義，使地方志為后人留存了極其寶貴的歷史資料，有益于溯源展示，尋根問底。

    整理和挖掘地方志文獻資料，就要本著對歷史負責、對后人負責的態度，做到精心保存，筆耕文化推薦期刊，精心使用，精心整理，精心挖掘，不放過任何記載歷史重要事件的相關文獻資料。對于孤本史料和稀缺舊志，要舍得花費，不惜代價，想方設法搞到，并將其整理好、利用好，為溯源展示提供可靠保證。

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