事務文書，是指行政機關、企事業單位在工作中常常使用的應用文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具，同時也是行政機關、企事業單位布置、檢查工作的重要依據。因此，事務文書制作的水平和質量，不但表現出寫作者對領導意圖的理解能力，同時也是寫作者撰文能力的一種具體的體現。遺憾的是目前各級行政機關、企事業單位對事務文書制作的要求還不太嚴格，存在著這樣那樣的一些問題，極大地影響了制作事務文書的組織的形象，以及事務文書傳達貫徹執行的效果。

　　1．當前行政機關、企事業單位事務文書寫作中存在的問題

　　(1)偏長。就拿單位領導在會議上的講話來說，一份講話稿，把握不住中心，東拉西扯，廢話連篇，語言文字少則一萬，多則幾萬，甚至還要更長，猶如一本雜志、小說。至于數頁的“簡報”，幾十頁的“典型材料與事跡”，筆耕文化傳播，近百頁的“工作計劃”，大部頭的“經驗總結”，就更是俯拾皆是了。這么長的行政公文，在很大篇幅上，不是套話、空話，就是廢話、贅話。例如：寫表彰性的通報、通知等，開頭不外是“在……精神指引下”，“在……的正確領導下”，“在……的大力支持下”，一連用好幾個“在……下”的句式，成了萬金油、八股文式，套那那用，樂此不疲；寫成績，從黨政經文到工青婦武，凡是沾邊的，統統點上一筆，面面俱到，實是蜻蜓點水，眾多現象的羅列或收集材料的堆積；寫不足，先要列舉一大串“優點”來鋪墊點綴，然后才書歸正傳，娓娓道來；寫總結，本來三、五項就能寫完，偏偏要畫蛇添足，拼湊十項。如此事務文書的寫作態度，似乎才能顯示出領導的派頭，制文者的水平。但導致的實際效果則是公文冗長、累贅和拉雜，讓受文對象或閱讀者如同嚼蠟，不知所云。

　　(2)量多。現在制作和頒發的事務文書，從種類上看，有紅頭文件、工作簡報、情況通報、內部刊物、會議講話、調查報告、財經文書等等，不勝枚舉；從內容上看，有工作要點、經驗總結、生產動態、情況反映、產品業務、機關事務等等，面面俱到；從制文對象上看，上至國家、省市，下到縣區、鄉鎮，都在制作、發放事務文書。

　　就拿一個縣來說，能制作事務文書的單位就有一百多個，每個制文單位又有數種事務文書。往往能口頭或電話傳達的事項，也發“紅頭文件”；或事不分巨細，芝麻針尖大的事，也要編印“簡報”或“通報”。印制這么多文件材料，誰有氣力時間看完呢?正如現在老百姓反映的那樣，當前的文件是“誰寫誰看，寫誰誰看”，人為地讓受文對象或閱讀者陷于文山之中。

　　(3)雜亂。行政機關、企事業單位制作事務文書存在著兩個方面的通病：一個是不按照單位之間的隸屬關系行文。按照《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》的行文規定，只有構成上下級關系的單位之間才能彼此行文。但目前沒有直接上下級關系的單位之間卻亂行文，特別是在縣區一級的局、委、部、辦之間，這個通病就更為明顯。它們不經上級單位(縣委、縣政府)批轉，就直接對鄉鎮黨委、鄉政府，對縣直其他職能部門行文，形成了黨政不分、上下不分，甚至相互撞車的怪現象，讓其他單位無所適從。

　　另一個是政出多門。上級有關部門發出的文件各執一詞，相互矛盾。如某縣關于水資源的管理問題，城建部門、環保部門和水利部門分別下文，都稱自己是惟一的主管部門，都有本部門的條文規定作“依據”，弄得下級單位左右為難，不知該聽誰的，也弄不清楚該以誰的為貫徹執行的藍本來處理相關的問題；再如，關于木材運輸及木材市場管理問題，某縣林業局和物資部門發生爭執，各拿文件，各擎“尚方寶劍”，官司打了幾年，在全縣造成了很不好的影響。諸如此類事情，還有很多。如此多的婆婆，讓惟一的媳婦(執行單位)難以做人。

　　(4)重復。所謂事務文書的重復，也存在兩個問題：一個是對上級文件照抄照轉，缺乏新意和針對性。

　　本來上級的文件已經講得很透徹了，但一級一級還要照著套下來，以本地區、本單位的名義再發文件，而不是深刻領會上級方針政策的精神實質，結合本單位、本部門實際，提出具體的、切實可行的貫徹意見或措施。甚至有類似這樣的情況：中央某部門發個《關于……的通知》，省里、市里對口的廳、局接連轉發，到了縣、鄉這兩級，非得用四、五個“依據……”、“關于……”不可。像這樣的照抄、照搬、照轉，與其說是發文件，倒不如說是做文字游戲，因為這些單位僅僅起到了一個“二傳手”、“中轉站”和“傳聲筒”的作用。另一個是重復行文，一事多文。比如，有些領導同志的講話發言，本來已在廣播、電視上播發，報紙上也全文刊載，但還要以文件形式下發。再比如有些部門，為了一件事情，前面舉行了電視、電話會議，后邊還要再發正式文件通知下去。

　　2．當前機關公文寫作中存在的問題原因探析就以上事務文書寫作中存在的問題，探其原因是多方面的，既有辦公室文秘人員的素質問題和文風問題，又有各級領導者的工作作風問題和對文件的認識問題。

　　總括起來，有以下幾點。

　　(1)形式主義興風作浪。某些部門上至領導，下到基層工作人員，對工作不是踏實肯干，而是擺花架子，浮躁輕飄，善搞“假、大、空”一套的形式主義，喜做表面文章；而不是把心思放在工作上，解決實際問題上，偏偏熱衷于發文件、編簡報，整理出所謂的典型材料，以求應付上級領導，嘩眾取寵。工作干得不好，總結卻要洋洋萬言，這就是“政績突出”；表揚某一局委了，其他的部門也得順上說幾句，免得鬧出意見來；中央下文了，各級照抄、照搬、照轉，不管是否符合本地區、本部門的實際情況，不敢越雷池半步，生怕出問題、丟烏紗。

　　如此形式主義的興風作浪，最終造成了文件多、文件長的行文弊端。

　　(2)官僚主義根深蒂固。行政機關、企事業單位的一些領導干部工作作風不扎實，習慣凌駕于群眾之上，發號施令，難得深入基層、做認真仔細的調查研究工作；更不能全身心地撲到實際工作上真抓實干；總是認為領導就是制定政策，制定的政策越多，政績越大，水平越高。至于下邊貫徹落實得如何，則很少過問，甚至不管不問。

　　(3)本位主義思想嚴重。行政機關、企事業單位的一些領導干部在實際工作中，不是從大局、全局出發，而是從本單位、本部門的小團體利益出發，只講部門規定，不講部門服務。只要對本部門有利，不顧社會效益，你發文件，我也發文件；你搬你那個部門的條文依據，我搬我這個部門的規章制度。這就導致部分事務文書抵牛打架，導致一些文件旅行數月，蓋上幾十個公章，仍然辦不成一件事。人們說某些行政部門辦事效率低下，貽誤工作，原因多在于此。

　　(4)審批把關不嚴。行政機關、企事業單位的某些領導同志，不按《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》規定的文件審批程序辦文，對有關部門送審的文件，不是先讓辦公室或秘書部門審核把關，而是自己先簽發。這樣造成處于被動服從地位的辦公室或秘書部門只好照辦，致使一些事務文書質量不高，漏洞百出，廢話連篇，不能體現出行政機關、企事業單位制文的真實意圖。

　　3．解決當前行政機關、企事業單位事務文書寫作中存在的問題的對策與建議事務文書，是各級行政機關、企事業單位處理公務活動的工具，是黨的方針政策和領導意圖的載體。改進行政機關、企事業單位文風，確實解決好事務文書寫作中存在的問題意義重大。特別是在構建和諧社會的新形勢下，改進文風，有利于各級領導擺脫文山，集中精力抓改革，抓經濟，抓大事；有利于改進工作作風，提高工作效率；有利于全面、準確地貫徹黨的方針政策，維護政令統一，實現全局一盤棋；有利于改善行政機關、企事業單位的整體形象，增強其權威性，密切黨群、干群關系。那么，如何做到這些呢?

　　(1)行政機關、企事業單位的領導要高度重視事務文書的重要性，成立專管部門，對現有各類文件、內部刊物等的制作和發放進行全面清理核對，該合并的要合并，該精簡的要精簡，該取消的堅決取消，要有大刀闊斧、忍疼割愛的決心和勇氣，不姑息遷就，不下不為例。

　　(2)對文件數量和發文范圍要嚴格控制。凡是因實際工作需要制作和發放的事務文書，對于其制作的數量和發放范圍，堅決做到“五個不發”，即：在新聞媒體上已經報道過的，不再發文件；上級單位已經有明確規定的，不再發文件；會議中作了安排部署的，不再發文件；能電話通知、口頭傳達的，不再發文件；涉及范圍較小的按工作需要發文，無關涉的單位不再發文件。

　　(3)嚴格行文規范，健全和完善文件制作、審批、簽發、印刷、分發制度。在行文和制文的過程中，行政機關、企事業單位凡沒有隸屬關系的，一律不得強制行文。確需行文的，必須由相應的上級部門批轉。行政職能部門的文件，需要以黨委或政府名義下發的，必須先呈送黨委辦或政府辦，由黨委辦或政府辦審批后，再送交有關領導審閱簽發；需要向平行單位印發的，必須經同級黨委或政府批轉，否則無效，收文單位也可以拒收。

　　(4)與時俱進，加強學習。提高事務文書制文人員 的自身素質。要積極學習老一輩無產階級革命家如毛澤東、周恩來、鄧小平等同志的文風，提倡寫短文，講真話，千方百計把事務文書寫得精練一些，針對性明確一些，可操作性強一些，對實際工作能起到真正的示范、指導和檢查作用。

　　(5)各級領導也要學習應用文知識，熱悉文書寫作業務。單位主要領導，要帶頭反映本單位的工作情況，提倡調查研究、理論聯系實際的工作作風；領導同志能自己動筆撰文的，盡量不讓秘書代勞。事實證明，領導親自動筆寫的東西，比“筆桿子”們根據領導意圖寫出來的文章，要實在得多，指導性針對性更強。

　　(6)實行“綜合治理”。徹底解決好當前行政機關、企事業單位事務文書寫作中存在的問題，最根本的一條，還是要從政治體制、經濟體制、社會生活等各方面著手，從各個方面深化改革。如果我們成功地進行了機構改革和人員分流，行政機關、企事業單位不再是部門重疊，而是精簡高效，不再是人浮于事，而是一人多用，那么，就沒有閑功夫去印制那么多、那么長的文件；當我們切實轉變了政府職能，理順了管理關系，那么，從政府部門這個角度來說就不會管那么多不該管、管不了，甚至是管不好的事情，也不會有那么多、那么雜亂無章的文件，諸如通告、報告、意見等；當我們真正建立健全了市場經濟體制，那么，就不會為建一個村辦、鄉鎮企業、搞一個合資項目，去求爺爺、告奶奶，打那么多報告、請示，蓋那么多的橡皮圖章了。因此，文風的改革，尤其是解決好當前行政機關、企事業單位事務文書寫作中存在的問題，有賴于政治、經濟體制的改革，必須進行綜合治理，才能取得事半功倍的效果。

　　毛澤東同志說過：“人類總得不斷地總結經驗，有所發現，有所發明，有所創造，有所前進。”從事事務文書寫作工作的辦公室工作人員牢記這段名言，樹立“路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索”之志，就一定能穿過事務文書寫作的各種瓶頸，最終尋找到規范各類文件寫作的綠色通道。同時，基層領導要充分重視文件的處理工作，認真落實《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》，要求事務文書寫作者不斷學習，反復實踐，一定能實現文件處理工作的標準化、規范化、科學化、制度化。